セキュリティ

データの保管と通信

KOTOPYは、Amazon Web Services（AWS）のサーバー・ストレージを利用しています。登録したファイルや分析結果、アカウント情報などは、サービスの提供に必要な範囲でサーバー側に保存します。お使いの端末内だけで処理が完結するものではありません。

KOTOPY（kotopy.com）との通信はHTTPSで暗号化します。データの閲覧や操作では、ログイン状態と、個人・チームの所属や権限を確認します。共有URLを利用する場合の閲覧範囲は、次の項目をご確認ください。

AI機能では、処理に必要な情報を外部サービスへ送信します。送信内容、AIモデルの学習への利用、送信先での保存条件は、データの扱いにまとめています。保存地域や処理地域に指定がある場合は、ご利用前にお問い合わせください。

チームの権限・共有

管理者と一般メンバー

チームには管理者と一般メンバーの役割があります。メンバーの招待・権限変更・所属の解除などは管理者が行います。担当変更や退職・卒業の際は、所属メンバーと権限を見直してください。

個人用データとチーム用データ

個人用とチーム用ではデータを扱う範囲が異なります。ファイルやプロジェクトを登録するときは、保存先が個人用か、どのチーム用かを確認してください。

共有URL

共有URLは、チームへの招待とは別の共有方法です。URLを知る人が閲覧できる場合があります。チームのメンバーを外しただけで、共有URLも停止されるとは限りません。共有の必要がなくなった場合は、共有自体を停止してください。

アカウントは共用せず、利用者ごとに登録・招待してください。共有する前に、個人情報や組織外へ公開できない情報が含まれていないか確認してください。

削除と保存期間

不要になった文書やプロジェクトは、権限のある利用者が画面から削除できます。画面で使えなくなる時点と、保存先やバックアップから消える時点は、同じとは限りません。

保存期間や削除方法は、データの種類、ご利用中のプラン・契約、削除の理由によって異なります。利用記録や請求に関する情報も、文書・分析結果とは別に取り扱います。保存期間や削除期限の指定がある場合は、対象のデータと必要な条件をお問い合わせください。

共有相手がダウンロードしたファイルやコピーは、KOTOPY側の削除・共有停止では回収できません。詳しくはデータの扱いの「共有・削除」と、プライバシーポリシーをご確認ください。

導入前の確認・お問い合わせ

組織の規程や研究上の取り決めに沿って、次の点をご確認ください。

• 登録する情報を外部サービスで保存・処理してよいか。
• チームの管理者、参加者、共有URLを渡す相手は誰か。
• 保存する地域や期間、利用終了後の削除時期に指定があるか。
• 導入審査のために確認したい安全管理の項目があるか。

保存・削除の条件や導入審査については、データを登録する前にお問い合わせ窓口へご相談ください。お問い合わせの際は、機密情報や個人情報を含む原文・ファイルをそのまま送らず、確認したい条件をお知らせください。

このページは導入検討のための案内です。正式な利用条件は利用規約、個人情報の取り扱いはプライバシーポリシーをご確認ください。